Digitaliseren van administratieve processen

Laatste update op maandag 24 oktober 2016

Onze administratieve personeelsprocessen optimaliseren door ze te digitaliseren, en door workflows in te richten in ons HR-portaal AFAS Insite.

De aanleiding 

De aanleiding is onder meer de constatering dat veel papieren op het gebied van personeelsadministratie van het ene naar het andere bureau worden doorgeschoven. Het printen van al die paperassen kost tijd en geld, het overnemen van informatie op formulieren is foutgevoelig. Niemand heeft snel een totaaloverzicht. Dat wilden we verbeteren.  

Het doel 

Efficiënter werken door de dubbelingen uit een proces te halen. Minder fouten doordat overnemen van gegevens niet meer nodig is. Sneller en beter inzicht in kosten.  

Dit maakt het project innovatief en vernieuwend

We maken gebruik van de mogelijkheden die moderne systemen bieden, we gebruiken minder papier. De informatie is sneller beschikbaar en altijd up to date.  

De uitvoering 

Allereerst is het heel belangrijk om bij de start van een project goed in kaart te brengen wie allemaal betrokken is bij een proces. Dit moet je vooral ook heel breed in de organisatie bekijken. Ten tweede is het cruciaal voor het slagen van een project om goed te communiceren, om draagvlak te creëren in de organisatie. Als laatste, maar zeker niet onbelangrijk, is het van belang om een pilot te houden, zodat alles wat bedacht en ingericht is in een systeem goed getest wordt en er een goede feedback terug komt. Eventuele aanpassingen zijn dan zo gemaakt.

Eindresultaat

In 2015 zijn we begonnen met het digitaliseren van de dienstreizen. Daarna wilde we het project werving en selectie en nieuwe medewerker oppakken, maar dat blijkt toch wat taaier dan wij vooraf dachten. We zijn afhankelijk van besluitvorming van andere diensten binnen onze organisatie, waardoor de projectoptimalisatie vertraging oploopt.  

Interessante elementen voor andere sectoren en diensten Anderen kunnen iets opsteken van onze ervaring dat het belangrijk is om breder te kijken dan je in eerste instantie geneigd bent te doen. Het is goed om je vooraf te realiseren wie de belanghebbenden zijn en die te benaderen voor je een innovatieplan indient. Tien tegen één dat het er meer zijn dan je verwacht.  

Hoe verder? 

De procesoptimalisatie vindt plaats met ondersteuning van het automatiseringssysteem. In ons geval is het essentieel om door te gaan op de ingeslagen digitale weg en daar geen uitzonderingen op te maken. Tegelijkertijd is het in dat kader belangrijk dat we het systeem waar mogelijk verbeteren of vereenvoudigen. Want hoe makkelijker de gebruikers er mee kunnen omgaan, hoe groter de kans is dat ze er meer mee gaan werken.

Meer weten?

Els vertelt je graag meer! Neem contact op via:

Reacties (0)

Reactieformulier

Meer weten?

Els vertelt je graag meer! Neem contact op via:

Laat een reactie achter